L'Agence Française Anti-Corruption Publie Son Guide Pratique « Politique Cadeaux et Invitations Dans les Entreprises »
Les entreprises doivent identifier et, le cas échéant, gérer les risques associés aux cadeaux et invitations en adoptant une politique claire en lien avec leur stratégie globale de conformité.
Le 11 septembre dernier, l'Agence française-anticorruption (l'« AFA ») publiait son Guide pratique « politique cadeaux et invitations dans les entreprises ». Ce dernier propose des recommandations aux fins d'accompagner les entreprises dans l'élaboration et la mise en œuvre d'une politique efficace en matière de cadeaux et invitations (la « Politique »).
La Politique, un outil de maîtrise du risque de corruption
La majorité des cadeaux et invitations sont des actes ordinaires et parfaitement légaux de la vie des affaires, notamment lorsqu'ils sont de valeur modeste et offerts ou acceptés par courtoisie. L'offre ou l'acceptation d'un cadeau ou d'une invitation peut, dans certaines circonstances, constituer un acte de corruption, notamment lorsqu'elle a pour finalité de déterminer l'accomplissement ou le non-accomplissement d'un acte par une personne, en méconnaissance de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.
Il est donc recommandé aux entreprises d'identifier, et le cas échéant, de gérer les risques liés aux cadeaux et invitations en adoptant une Politique claire et cohérente, en lien avec la cartographie des risques de corruption et, plus généralement, avec le programme de conformité.
L'élaboration, la diffusion et le contrôle de la Politique
Aux termes de son Guide pratique, l'AFA recommande de :
- Déterminer les personnes auxquelles la Politique s'applique (mandataires sociaux, salariés, collaborateurs occasionnels, voire certains tiers par voie contractuelle).
- Définir les règles de fonds de la Politique en prenant en considération :
- la finalité du cadeau ou de l'invitation. Par exemple, les cadeaux ou invitations offerts préalablement à une prise de décision sur l'attribution ou le renouvellement d'un contrat, notamment dans le cadre d'un appel d'offres, représentent des situations à fort risque de corruption ;
- la valeur du cadeau ou de l'invitation en fixant un seuil au-delà duquel il doit être refusé ou en définissant sa valeur par un adjectif approprié (« symbolique », « raisonnable », etc.). Les règles peuvent varier selon le contexte et les usages locaux ;
- la fréquence du cadeau ou de l'invitation en limitant, par exemple, le nombre de cadeaux et invitations pouvant être reçus/octroyés au cours d'une période déterminée.
- Définir les règles de procédure de la Politique (simple déclaration au supérieur hiérarchique du cadeau, demande formelle d'autorisation, etc.).
- Communiquer, par tout moyen, la Politique (publication sur le site intranet, diffusion par courriels, affichage dans les espaces communs, etc.).
- Instaurer, le cas échéant, un triple contrôle : contrôle hiérarchique des demandes d'autorisation des cadeaux et invitations, contrôle comptable des écritures y afférentes, et contrôle/audit interne de l'application et de l'efficacité de la Politique.
Quelques exemples de bonnes pratiques identifiées par l'AFA aux fins de réduire le risque de corruption en lien avec les cadeaux et invitations :
- Mutualiser certains cadeaux reçus en les reversant à des œuvres caritatives ou en les partageant entre les collaborateurs d'un service.
- Instaurer un registre dans lequel sont consignées les informations relatives aux cadeaux et invitations reçus.
- Articuler la Politique avec le code de conduite de la société.
