美国司法部反托拉斯局和联邦贸易委员会公布有关保全协作工具和即时通信材料的新指南
美国司法部（“司法部”）反托拉斯局和联邦贸易委员会（“联邦贸易委员会”）正在对文件提供要求函和强制程序中的相关措辞进行更新，以应对公司越来越多地使用协作及信息共享工具和即时通讯平台的情况。
新的联合指南进一步重申在政府调查或诉讼期间保全相关材料的义务，并明确指出“保全责任适用于新的协作方法和信息共享工具”以及“确保对方律师及其客户均无法假装不知情”。
修订后的措辞将出现在保全函、二次请求（Second Request）、自主访问函和强制法律程序（包括大陪审团传票）中，其明确指出在通讯应用程序上进行的即时和非即时通信均属于“文件”。新措辞将“通讯应用程序”广泛定义为“公司及其员工为任何业务目的而相互之间或与公司以外的实体进行沟通所使用的任何电子方法”，包括“用于电子邮件、聊天、即时信息、文本信息以及其他群组和个人通信方法的即时或非即时通讯平台。”
司法部反托拉斯局和联邦贸易委员会警告称，如果未能保全“任何和所有响应性文件，包括从旨在隐藏证据的即时通讯应用程序中获得的数据”，可能会导致妨碍司法公正的指控或要求对破坏证据行为予以民事制裁的动议。
去年，司法部在《企业合规计划评估》中增加了有关即时通信的相关指南，且美国证券交易委员会和美国商品期货交易委员会也采取了多项执法行动，指控经纪自营商和注册投资顾问未能充分保全通讯应用程序上与业务相关的沟通内容。在这样的背景下，本新指南随之出台。鉴于监管机构持续关注通讯应用程序和即时通信，并且员工越来越多地采用该等沟通方式，公司应仔细评估其企业政策，以妥善管辖对个人设备、公司配发的设备和第三方通讯平台上的业务相关数据的保全和访问。公司还应审查其实施诉讼证据保全的程序以及自动删除公司控制的通讯应用程序上的聊天记录或其他数据的现有流程。
如需了解更多信息，请参阅众达白皮书: Considerations for Addressing DOJ's Corporate Compliance Guidance on Mobile Devices and Messaging Platforms (https://www.jonesday.com/en/insights/2023/10/addressing-doj-electronic-communication-guidance)
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